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Dématérialisation de la paie - Tout savoir sur la fiche de paie dématérialisée

Dématérialisation des paies

Les avantages de la dématérialisation fiche de paie

Les fiches de paie font partie des documents les plus importants que les gens reçoivent, mais peu d’entre eux y prêtent suffisamment attention jusqu’à ce qu’ils en aient besoin. Trop de gens voient en effet leur fiche de paie comme une confirmation que leur salaire a été payé et qu’ils peuvent se détendre … et égarer ensuite leur bulletin de paie.
Grâce à la dématérialisation fiche de paie, les entreprises et les salariés disposent d’une solution qui offre aux deux parties, de nombreux avantages.

Les avantages d’opter pour une fiche de paie dématérialisée

La nouvelle loi travail sur la dématérialisation fiche de paie étant en vigueur à compter du 1er janvier 2017, pour les entreprises et secteur public, la mise en place de cette nouvelle disposition vient simplifier la gestion de la paie et des fiches de paie. Autrefois soumis à l’accord du salarié, l’usage du bulletin de paie dématérialisé se démocratise, fournissant un moyen de traitement des informations de paie plus rapide et plus encore. Si informer le salarié de cette disposition est obligatoire pour qu’il puisse choisir ou non d’adhérer, la dématérialisation fiche de paie permet aux entreprises de :

Économiser de l’argent

Dans une étude d’impact demandée en 2016 par l’Assemblée Nationale, pour chaque bulletin de paie émis, l’entreprise générerait une économie de 32 centimes d’euros.
Cela permet de plus d’économiser sur les coûts d’affranchissement, ainsi que sur le temps nécessaire pour remettre les fiches de paie à chaque employé s’il est distribué au bureau.

Faciliter le processus d’envoi

Si auparavant, seul un salarié sur 10 faisait le choix de recevoir son bulletin de salaire sous forme électronique sur son compte personnel d’activité, le taux d’adoption est aujourd’hui de 80%. Et pour cause, à l’heure des nouvelles générations de salariés 100% connectés, le choix de la forme électronique leur offre la possibilité de pouvoir accéder au coffre-fort numérique depuis leur mobile quand ils veulent et où ils veulent.
De plus, contrairement aux fiches de paie papier, qui retournent au bureau des ressources humaines si l’employé est absent et ne peut pas récupérer sa fiche de paie, les bulletins de paie émis sont envoyées directement à l’employé par courrier électronique sur son compte personnel d’activité. Une dématérialisation des bulletins qui offre un gain de temps et l’assurance pour le salarié de recevoir son bulletin de paie électronique.

Renforcer son engagement écologique

En éliminant les bulletins de paie en papier, l’entreprise peur ainsi réduire son empreinte carbone et respecter ainsi l’environnement.
La plupart des entreprises découragent d’ailleurs l’impression d’e-mails, sauf en cas d’absolue nécessité. Pourtant, l’impression et la distribution de bulletins de salaire mensuels représentent tout autant un gaspillage de ressources, encore plus important parmi les grandes entreprises.

Bénéficier d’un espace de stockage réduit

En optant pour un bulletin de paie électronique et l’usage d’un coffre-fort numérique via un service en ligne associé, l’entreprise n’a plus besoin de stocker des fiches de paie non livrées. Ceci est potentiellement encore plus utile pour les employés, car ils auront accès aux historiques des fiches de paie sans avoir à trier des bulletins de paie papier ou à demander des copies au service responsable.
Ceci est idéal pour les situations dans lesquelles les employés ont besoin par exemple, d’une preuve de revenu, lorsqu’ils demandent un prêt hypothécaire. Les informations de paiement peuvent en effet être consultées via un ordinateur, une tablette ou un smartphone pour un accès 24h/24 et 7j/7.

Communiquer plus d’informations

Lorsque l’entreprise envoie des bordereaux de paiement électroniques, elle peut inclure des informations supplémentaires ou toutes autres actualités liées à la paie.

Améliorer la sécurité des données personnelles

Via l’utilisation d’un cryptage de sécurité, tous les bulletins de paie électroniques sont téléchargés et envoyés via un centre d’hébergement sécurisé.
Grâce à ce système, les employés doivent utiliser un identifiant et un mot de passe uniques pour accéder à leurs fiches de paie. Cela permet ainsi de renforcer la sécurité et la confidentialité de leurs informations de paye.

Garantir la mise à disposition du bulletin de paie à tout moment

L’entreprise est tenue de mettre à disposition du salarié ses bulletins de paie pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié concerné.

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